Educación Emocional, Empleo - Emprendimiento

Utilizas agenda o ¿te dejas llevar?

Las empresas, cada día se preocupan más por contar con profesionales en su plantilla “con sentido común” y capacidad de reflexión sobre la importancia de las tareas, para evitar así que se dejen llevar únicamente por la urgencia, o que pospongan las cosas que tienen que hacer.

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¿Sabes gestionar tu tiempo? Pues es el momento de ponerte a ello.

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Una herramienta que podemos utilizar en el trabajo y que ha resultado muy interesante para los sistemas de productividad es la generada por David Eisenhower. Este comandante y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos, parece ser que era un “obsesionado” de la gestión eficaz del tiempo, y desarrolló una matriz que le permitía dividir las tareas según cuatro posibles opciones, lo cual le permitió tomar decisiones para ser más productivo y efectivo.

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Se trata de la siguiente tabla:

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4_eisenhowerLo que representa la tabla son las posibilidades que tenemos de organizar nuestras tareas, de modo que habrá tareas:

\r\n-Urgentes e importantes (UI): que son las que debemos ponernos a desarrollar de forma inmediata. Dentro de este grupo se encuentran las tareas que suponen el desarrollo positivo de proyectos, alcanzar metas que de otro modo, si las aplazásemos supondrían paralizar otras tareas…\r\n\r\n-Urgente pero no importante (UNoI): ¿cuentas con alguien que pueda echarte una mano? Pues es a esa persona a quien debes dirigirle estas tareas. Delega, si puedes. Estas, son las tareas que en la mayor parte de las ocasiones nos distraen de nuestras verdaderas tareas UI.\r\n\r\n-Importantes pero no urgentes (InoU): Busca tu agenda, tu smartphone… o la herramienta de trabajo que utilices y planifícate. Seguro que entre las tareas UI encuentras un hueco para poder desarrollar estas tareas. Eso sí… ¡no permitas que se transformen en tareas nInU!!\r\n\r\n-Ni urgente ni importante (nInU): ¿A quién le importa lo que yo haga? Aquí acumulamos las tareas que en su momento pudieron ser importantes, pero que ahora mismo han perdido “fuerza”, por tanto, su urgencia tampoco es real. Así que… ¡¡Olvídalo!! ¡Dedícate a otra cosa!\r\n

¿Cómo identificamos si algo es urgente o importante?

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Quizás debamos recordar que la importancia de una tarea viene determinada según las metas y objetivos que nos hayamos planteado. Si la tarea me hace avanzar para alcanzarlos, entonces si es una tarea importante. Para saber si algo es importante podemos preguntarnos: ¿Alguien se acordará de esto en “x” tiempo? Si te has respondido a ti mismo: ¡¡Que va!! No. Entonces, no es una tarea importante.

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Y respecto a la urgencia, deberíamos preguntarnos: ¿qué pasa si no lo hago? Si la respuesta es “Nada”, no es algo urgente. Pero debemos tener los ojos bien abiertos porque la urgencia muchas veces viene de la mano de los “ladrones de tiempo”, que hacen que algo que no era urgente finalmente se transforme a urgentísimo.

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¡¡Ojo!!, lo más fácil no siempre es lo más urgente. Y lo más aburrido o difícil no tiene por qué ser lo menos importante. También debemos recordar, que a veces, seleccionamos las tareas según el grado de dificultad que tengan, o si nos gustan más unas que otras… y esto al final influirá en nuestros niveles de importancia y de urgencia a la hora de planificar nuestras agendas.

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Creo que lo mejor de este tipo de herramientas, es que nos hacen pararnos a reflexionar sobre la importancia que pueden tener las tareas que desarrollamos para alcanzar los objetivos previstos, y así “no dejarnos llevar”.

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Se trata de ponerlo en práctica, para ir desarrollando hábitos que nos permitan ser más eficaces y efectivos, porque así nos sobrepondremos a las urgencias y desarrollaremos estrategias para poder decidir “qué hacer en cada momento”.

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